L'explorateur de Windows a la sale habitude de garder les DLL utilisées en mémoire, même après avoir fermé l'application. Cette astuce pourWindows 95, 98, Millennium et NT va nous permettre de forcer le système d'exploitation à les supprimer lorsque celles-ci ne sont plus utilisées.

Ouvrez Regedit Puis HKEY_LOCAL_MACHINE/
SOFTWARE/
Microsoft/
Windows/
CurrentVersion/
Explorer

Créez une valeur
DWORD du joli nom de AlwaysUnloadDll et donnez lui la valeur 1.Ainsi, vous n'aurez plus de DLL inutilisées qui polluent votre mémoire...

L'Assistant Création d'applications de Microsoft® Access permet de créer une base de données complète en quelques minutes. L'Assistant Création d'applications crée automatiquement tout ce dont votre base de données a besoin de manière à ce que vous puissiez entrer et afficher des informations et imprimer des états. Vous pouvez utiliser la base de données telle quelle lorsque l'Assistant la crée ; vous pouvez également la modifier de manière à y inclure des fonctions que l'Assistant n'inclut pas automatiquement. Dans le cadre de cet astuce, vous allez utiliser l'Assistant Création d'applications pour débuter avec Microsoft Access, explorer et utiliser la base de données, remplacer les exemples de données par vos propres données et modifier la base de données. À titre d'exemple, vous allez utiliser l'Assistant Création d'applications pour développer une base de données bibliographique. Sachez toutefois que les informations s'appliquent à toutes les bases de données de l'Assistant.

Une bonne base de données commence par une bonne planification

Une base de données conserve la trace d'informations connexes spécifiques. Le mieux est de commencer par dresser une liste des différentes informations devant figurer dans la base de données ; cela vous aidera à opter pour la base de données appropriée et à prendre les bonnes décisions de conception dans l'Assistant. Supposons que vous vouliez conserver la trace de tous vos livres. Dans ce cas, votre liste pourrait inclure le nom du livre, le nom de l'auteur, le sujet, la date de publication, etc.

Démarrage de l'Assistant

Une fois que vous avez choisi les informations que vous voulez stocker et suivre dans votre base de données, vous êtes prêt à démarrer l'Assistant Création d'applications. Vous pouvez le faire de deux façons :

Ouvrez Microsoft Access 97. Cliquez dans la section supérieure de la première boîte de dialogue sur Assistant Création d'applications puis cliquez sur OK.
Si Microsoft Access est déjà ouvert, cliquez dans la barre d'outils sur Nouvelle base de données, puis cliquez sur l'onglet Bases de données. Cet onglet affiche toutes les bases de données que l'Assistant Création d'applications peut créer pour vous.
Nous allons créer une base de données bibliographique. Pour commencer, cliquez sur l'icône Collection de livres, puis sur Créer. L'Assistant Création d'applications démarre ; dans quelques minutes, vous aurez fini de créer votre base de données.

Utilisation de l'Assistant pour obtenir la base de données souhaitée

Lorsque vous utilisez l'Assistant, il montre exactement les informations que contiendra votre base de données. La seconde page contient une liste de tous les champs de chaque table de la base de données que vous avez choisi de créer.

Lorsque vous sélectionnez une table dans la zone Tables de la base de données à gauche, les champs de cette table apparaissent dans la zone Champs de la table à droite. Par exemple, lorsque vous sélectionnez Informations sur les livres, vous voyez s'afficher la liste de tous les champs pouvant être inclus dans la table Informations sur les livres, tels que Réf livre, Titre, Réf sujet, etc. Vous ne pouvez pas modifier les tables incluses dans la base de données ; vous ne pouvez modifier que les champs figurant dans ces tables.
La zone Champs de la table contient certains champs facultatifs pour chaque table ; c'est dans cette zone que vous pouvez déterminer les données que votre base de données contiendra. Les noms de champs en caractères ordinaires situés à côté de cases à cocher activées sont des champs obligatoires que l'Assistant doit impérativement inclure pour que la base de données fonctionne correctement. Les noms de champs en caractères italiques sont des champs facultatifs que vous pouvez choisir d'inclure ou non dans la base de données. Il suffit de cliquer sur la case à cocher à côté d'un nom de champ facultatif pour l'inclure. Si vous laissez la case à cocher à côté d'un nom de champ facultatif désactivée, l'Assistant ne l'inclura pas.

Nous vous conseillons d'examiner toutes les tables et tous les champs de cette page de l'Assistant de manière à voir ce qu'il va créer et à pouvoir vérifier si vous avez choisi une base de données adaptée à vos besoins.

Faut-il inclure des exemples de données ?

Dans la seconde page de l'Assistant, vous pouvez voir une case à cocher Oui, ajouter des données exemple. Nous vous conseillons d'activer cette case à cocher. Nous avons tout fait pour que les bases de données de l'Assistant soient tout à fait explicites ; il se peut cependant que vous ne soyez pas toujours certain de la nature des informations à entrer dans les différents champs. Il se peut également que vous éprouviez des difficultés à comprendre la relation existant entre les informations d'une table et celles des autres. Si vous ajoutez des exemples de données, vous pourrez apprendre à utiliser la base de données beaucoup plus rapidement qu'avec une base de données vide. En outre, il vous sera facile de supprimer ces exemples lorsque vous aurez compris le fonctionnement de la base de données.

Choix du style de base de données

L'Assistant Création d'applications vous permet de sélectionner un style d'affichage pour les écrans et un style d'état. Le cas échéant, lorsque vous sélectionnez un style à droite, l'Assistant affiche une image à gauche pour illustrer l'aspect du style. Si vous sélectionnez successivement chacun des styles, vous pouvez voir leur aspect et choisir celui qui vous convient le mieux. Vous pouvez également spécifier un titre pour votre base de données ; celui-ci s'affichera à l'écran et sur vos états. Vous pouvez enfin choisir une image à inclure en haut de tous vos états. Il peut, par exemple, s'agir de votre logo. La dernière page de l'Assistant vous permet de choisir d'ouvrir une rubrique d'aide de Microsoft® Access 97 sur l'emploi des bases de données. Cette rubrique présente une vue d'ensemble des bases de données et des informations sur le fonctionnement des tables, formulaires, états et autres objets de base de données. Vous pouvez également choisir d'ouvrir immédiatement la base de données.

Exploration de votre base de données

À présent que vous avez fini d'exécuter l'Assistant Création d'applications et avez ouvert votre nouvelle base de données, vous vous trouvez face à un écran appelé Menu Général principal.

Composition du Menu Général principal

Le Menu Général principal est le menu principal de la base de données ; il s'ouvre automatiquement lorsque vous ouvrez la base de données. Le Menu Général principal vous permet d'accéder à toutes les parties de la base de données à partir d'un seul emplacement ; il s'agit de l'interface de la base de données plus que de celle de Microsoft® Access 97. Prenez une minute pour sélectionner les options du menu général l'une après l'autre de manière à voir où elles vous mènent dans la base de données Collection de livres.

Examen des formulaires

Commençons par la première option du menu principal Ajouter ou afficher des Livres. Étant donné que vous avez choisi d'inclure des exemples de données dans votre base de données, ces exemples s'affichent à présent dans le formulaire de l'écran Livres. Ce formulaire permet d'organiser, consulter et entrer des données. Microsoft Access stocke ensuite ces données dans les tables appropriées.

Dans notre cas, le formulaire Livres affiche des champs provenant de trois tables. Les informations propres à chaque livre figurent dans une table Livres ; le sujet propre à chaque livre figure dans une table Sujets ; et le nom de l'auteur figure dans une table Auteurs.
Ce formulaire vous permet d'afficher et d'entrer des informations des trois tables en même temps ; il contribue ainsi à préserver l'exactitude et la cohérence de vos données. Notez que, dans le formulaire Livres, les zones de saisie Sujet et Auteur sont des listes déroulantes contenant des valeurs prédéfinies. Ces listes contiennent des valeurs des tables Sujets et Auteurs, où chaque sujet et chaque auteur ne sont stockés qu'une seule fois. Cela garantit que, chaque fois que vous entrez un nom d'auteur, ce soit exactement le même.

Si vous voulez entrer un sujet ou un auteur ne figurant pas dans la liste accessible dans le formulaire Livres, vous devez ajouter les nouvelles données aux tables Sujets ou Auteurs. Vous pouvez le faire de deux manières :

Double-cliquez sur le champ Sujet ou Auteur du formulaire Livres.
Revenez au menu principal et cliquez sur Ajouter ou afficher d'autres informations. Cela affiche le Menu Général formulaires. Vous avez le choix entre Ajouter ou afficher des Auteurs ou Ajouter ou afficher des Sujets.
Selon le cas, le formulaire Sujets ou Auteurs s'affiche pour vous permettre d'ajouter des valeurs dans la table Sujets ou Auteurs. Ces nouveaux sujets ou auteurs figureront ensuite dans les listes déroulantes du formulaire Livres.

Examen des états

Toutes les bases de données créées par l'Assistant Création d'applications contiennent des états qui organisent, formatent et impriment vos données. Si les formulaires permettent d'entrer et d'afficher des informations, les états permettent d'imprimer des informations organisées de façon rationnelle. La base de données Collection de livres contient trois états : Titres par auteur, Titres par sujet et Citations par auteur. Comme les noms l'indiquent, ces états contiennent des informations groupées. Par exemple, l'état Titres par auteur reprend chaque auteur de la table Auteurs et les livres qu'il a écrits.

Pour afficher les états, cliquez dans le Menu Général principal sur Aperçu des états, et dans le Mmenu Général états choisissez l'état que vous voulez voir. Notez que l'état est formaté en fonction du style que vous avez choisi pour les états dans l'Assistant. Après avoir consulté un état, vous pouvez également l'imprimer.

À quoi servent les exemples de données ?

Comme vous pouvez le constater en regardant ces formulaires et ces états, le fait d'ajouter des exemples de données vous aide à comprendre comment votre base de données fonctionne. Par exemple, vous n'avez peut-être pas remarqué immédiatement que les champs Sujet et Auteur du formulaire Livres affichent des valeurs d'autres tables. Si vous n'aviez pas opté pour les exemples de données, ces zones de liste déroulantes seraient vides lors de la première utilisation du formulaire.

Lorsque vous consultez les états, notez que les exemples vous permettent de comprendre aisément quelles informations figurent dans les états.

Remplacement des exemples de données par vos propres données

Une fois que vous avez compris la manière dont fonctionnent les formulaires et les états de votre base de données, vous êtes prêt à entrer vos propres données. Nous vous conseillons de conserver provisoirement les exemples à titre de comparaison jusqu'à ce que vous vous soyez familiarisé avec le type d'informations appartenant à chaque champ. Vous pourrez très facilement supprimer les exemples de données par la suite.

Ajout de données

Commençons par entrer des informations dans le formulaire Livres. Vous préférerez probablement entrer des données dans des formulaires plutôt que dans des tables parce que, comme nous l'avons dit, vous devez entrer des données connexes dans trois tables simultanément.

Pour commencer, ouvrez le formulaire Livres et cliquez sur l'indicateur de nouvel enregistrement le long du bord inférieur du formulaire. Le formulaire Livres s'affiche sans aucune donnée. Il suffit alors que vous vous déplaciez d'un champ à l'autre, soit en tapant des informations, soit en choisissant une valeur dans une liste déroulante.

N'oubliez pas que vous pouvez ajouter des sujets et des auteurs en double-cliquant sur la zone de saisie correspondante. Le premier livre que vous entrez a été écrit par un auteur ne figurant pas dans les exemples ; tous les livres et auteurs des exemples sont fictifs. Double-cliquez sur le champ Auteur pour ajouter un auteur à la liste déroulante. Il se peut que vous vouliez utiliser certains exemples de sujets pour vos livres ; dans ce cas, vous pouvez opérer une sélection dans la liste plutôt qu'ajouter de nouveaux sujets.

Suppression des exemples de données

Lorsque vous n'aurez plus besoin des exemples d'origine comme référence pour l'ajout de vos propres données, vous pourrez les supprimer. Les enregistrements sont stockés dans l'ordre dans lequel vous les entrez dans les tables (à moins que vous les ayez triés ou filtrés). Par conséquent, les premiers enregistrements de votre base de données correspondent aux exemples de données. Par exemple, dans la base de données Collection de livres, le formulaire Livres comprend cinq exemples d'enregistrements ; l'entrée de vos propres données commence donc au sixième enregistrement. Vous pouvez connaître le numéro de l'enregistrement sur lequel vous vous trouvez et le nombre total d'enregistrements en lisant les numéros d'enregistrements le long du bord inférieur du formulaire.

L'illustration ci-dessus montre le premier de cinq enregistrements ; il s'agit d'un exemple que vous ne voudrez probablement pas inclure dans vos enregistrements. Vous pouvez le supprimer en cliquant dans la barre d'outils sur le champ Titre, puis en cliquant sur le bouton Supprimer l'enregistrement. Le message suivant s'affiche : « Les relations qui spécifient les suppressions en cascade provoqueront la suppression de 1 enregistrement(s) dans cette table et des tables associées. Êtes vous certain de vouloir supprimer ces enregistrements ? ». Ce message résulte de la présence de plusieurs tables liées dans ce formulaire ; vous pouvez cliquer sur Oui.
En raison de la présence d'exemples de données dans plusieurs tables, vous devrez supprimer des informations à plusieurs endroits. En supprimant l'enregistrement uniquement dans le formulaire Livres, vous supprimez les données de la table Livres, mais pas des tables Auteurs et Sujets associées ; vous devez également supprimer les exemples des formulaires Auteurs et Sujets. Bien que cela paraisse étrange, il y a pourtant une raison ; normalement, lorsque vous utilisez votre base de données, vous ne tenez pas à ce que l'auteur ou le sujet soient supprimés lorsque vous supprimez un livre car ils sont peut-être utilisés pour d'autres livres figurant dans la base de données. Toutefois, tous les livres et auteurs des exemples sont fictifs et sans utilité pour vous. Vous pouvez conserver tout ou partie des enregistrements du formulaire Sujets s'ils s'appliquent à vos propres livres. Continuez jusqu'à ce que vous ayez supprimé tous les exemples d'enregistrements dont vous n'avez pas besoin (ce ne sera pas très long). À présent, toutes les données qui s'affichent dans les formulaires et les états sont les vôtres.

Modification de votre base de données

Il se peut que la base de données créée par l'Assistant Création d'applications corresponde exactement à ce que vous souhaitez ; il se peut également que vous vouliez la modifier pour l'adapter à vos besoins. Par exemple, vous souhaitez peut-être pouvoir accéder à une information ne figurant pas dans la base de données ou pouvoir créer un autre état. Dans ce cas, vous devrez utiliser l'interface de Microsoft® Access au lieu de celle de la base de données.

Qu'y-a-t-il derrière les formulaires et les états ?

Vous savez que les formulaires et les états affichent des données stockées dans des tables sous-jacentes. Examinons ces tables de manière à ce que vous puissiez voir comment ajouter un nouveau champ. Une fois le champ ajouté à une table, vous pourrez modifier les formulaires et états existants de manière à afficher les données du nouveau champ.

Pour afficher la structure de base de données sous-jacente aux formulaires et états avec lesquels vous avez travaillé, cliquez dans le menu Fenêtre sur Collection de livres : Base de données. Si vous avez donné un autre nom à la base de données, c'est ce nom qui apparaîtra dans le menu Fenêtre.

Ajout d'un nouveau champ

Vous regardez à présent la fenêtre Base de données. Il s'agit de l'interface de Microsoft Access.
Supposez que, lorsque vous avez utilisé l'Assistant Création d'applications pour créer la base de données Collection de livres, vous ayez choisi de ne pas inclure de champs facultatifs. Au moment d'entrer les données de votre propre collection de livres, vous réalisez que vous souhaiteriez pouvoir déterminer où ils ont été publiés ; or il n'y a pas de champ dans le formulaire Livres vous permettant d'entrer ces données.
La table logique dans laquelle ces informations doivent figurer est la table Livres qui contient des informations spécifiques à chaque livre. Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Tables, puis sur la table Livres, puis enfin sur Modifier. La table Livres s'ouvre en mode Création.
Faites défiler la liste Nom de champ jusqu'en bas et positionnez le point d'insertion sur la première ligne vide. Tapez LieuPublication dans la colonne Nom de champ puis, dans la colonne Type de données, cliquez sur Texte. Dans la partie inférieure de la fenêtre Livres : Table, sous Propriétés du champ, cliquez sur l'onglet Général puis, pour la propriété Légende, tapez Lieu de publication. Cliquez dans la barre d'outils sur le bouton Enregistrer. Vous venez d'ajouter un nouveau champ à la table Livres.

Pour afficher la table avec le nouveau champ, cliquez dans la barre d'outils sur le bouton Affichage. La table affiche les champs (colonnes) et les lignes (enregistrements) contenant toutes les données relatives aux livres. Comme vous pouvez le constater, le nouveau champ appelé Lieu de publication figure dans la table, même s'il ne contient pas encore de données.

Mise à jour du formulaire Livres

À présent que vous avez ajouté le nouveau champ à la table, vous voudrez sans doute qu'il s'affiche dans votre formulaire Livres. Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Formulaires, sur Livres, puis sur Modifier. Le formulaire Livres s'affiche en mode Création.

Pour afficher une liste de tous les champs de la table Livres, cliquez dans la barre d'outils sur le bouton Liste des champs. Sélectionnez le champ LieuPublication et faites-le glisser sur le formulaire là où vous voudriez le placer. Cette action ajoute automatiquement une zone de saisie permettant d'entrer des données directement dans la table Livres. Elle ajoute également une étiquette identifiant la zone de saisie. Vous venez de créer un contrôle de zone de texte.

Cliquez dans la barre d'outils sur le bouton Enregistrer. Pour afficher le nouveau champ dans le formulaire, ouvrez le formulaire en cliquant dans la barre d'outils sur le bouton Affichage. Il existe bien d'autres manières de développer et de personnaliser la base de données créée avec l'Assistant ; avec un peu de pratique, vous apprendrez à mieux connaître Microsoft Access. L'aide de Microsoft Access explique de nombreuses procédures telles que celle présentée ici ; interrogez simplement le Compagnon Office sur la tâche que vous souhaitez exécuter. Par exemple, pour savoir comment ajouter un autre état à votre base de données, cliquez simplement sur l'Assistant, tapez Comment ajouter un état ?, puis sélectionnez la rubrique « Créer un état ». L'aide de Microsoft Access vous apporte une assistance pour tout ce que vous voulez faire avec votre base de données.

Pour le reste, à vous de jouer !